Les outils collaboratifs
Les collaborateurs d’une entreprise sont de plus en plus nomades et répartis sur des endroits géographiques différents.
Les méthodes de travail ont été transformées et cela bien avant la crise sanitaire due au Covid-19. Ainsi, les entreprises ont été amenées à modifier leur organisation. Les outils collaboratifs sont devenus incontournables.
Pourquoi utiliser les outils collaboratifs ?
Ce sont des outils qui permettent d’accroître la productivité. Les utilisateurs gagnent également en autonomie. Les entreprises qui les utilisent développent auprès des collaborateurs le sentiment de travailler ensemble pour le bien collectif. Le travail collaboratif impacte positivement la motivation et la créativité des salariés.
Les outils collaboratifs accélèrent le lancement des projets. Les personnes qui participent au projet échangent en temps réel des informations sans se déplacer, consultent ou modifient des fichiers n’importe quand et n’importe où. Ces outils sont un accélérateur dans la prise de décision. Ils sont élaborés de manière à faciliter le quotidien des salariés.
Faire partager une vision commune à ses collaborateurs est un enjeu important pour une entreprise. Les outils collaboratifs permettent de créer un espace commun à la disposition de tous. Ainsi, ils permettent de fédérer une équipe autour des mêmes objectifs.
Les outils collaboratifs sont nécessaires pour améliorer le travail à distance. Les acteurs d’un projet sont rarement situés au même endroit. Avec les outils collaboratifs, ils gagnent en efficacité car ces outils ont pour vocation de centraliser toutes les informations d’un projet.
Pour des équipes qui travaillent à distance, il est très important de communiquer de la manière la plus optimale possible. La plupart des outils collaboratifs intègrent une ou plusieurs fonctionnalités de communication dans leur solution. Dans le chapitre 4, nous aborderons les outils numériques dédiés à favoriser la communication à distance.
Comment évaluer le ROI des outils collaboratifs ?
Les outils collaboratifs sont très nombreux et se sont multipliés au fil du temps.
Sont-ils réellement indispensables au bon fonctionnement d’une structure professionnelle ?
Selon Carl Henderson, co-fondateur et CTO de Slack :
« La valeur d’une entreprise se définit avant tout par ses collaborateurs et même ses partenaires, pas seulement par l’état de ses finances. C’est le fruit de l›intelligence collective qui permet le succès de l’organisation. Dans notre dernière étude menée avec OpinionWay, 56 % des employés français estiment que leur entreprise est sortie gagnante de la crise sanitaire grâce aux outils collaboratifs. »
Panorama des outils collaboratifs
De nombreuses solutions existent aujourd’hui. L’étude de plateformes que nous vous proposons n’est pas exhaustive. Elle vous permettra d’appréhender les possibilités de ces outils.
Le plus important est de définir vos objectifs. Une fois ceux-ci fixés, vous pourrez choisir l’outil de plus adapté à vos besoins.
Les outils de gestion de projet
Il est attendu que le mode projet soit source d’agilité. Pour lui conserver cette qualité, il est indispensable de se munir des outils appropriés, capables de fluidifier aussi bien les échanges que les processus. Différents logiciels dédiés existent. Parmi eux, Basecamp présente toutes les fonctionnalités.
Basecamp, outil de gestion de projet et d’augmentation de la productivité
En plus d’être un outil de gestion de projet, il a pour objectif de vous aider à travailler plus efficacement. Basecamp propose, grâce à ses fonctionnalités, de réduire le nombre de réunions et d’e-mails échangés au sein d’une équipe projet.
Basecamp est un véritable « couteau suisse » et réunit de nombreux outils au sein d’une même plateforme.
Il comprend pour chaque projet :
- Un système de messagerie : qui permet d’organiser les discussions en seul endroit.
- Une liste des tâches à effectuer et une attribution des rôles.
- L’agenda du projet.
- Un espace pour partager les dossiers, les fichiers et les images.
- Un chat.
Les « Hill Charts » sont une exclusivité de Basecamp qui vous permet de suivre l’état d’avancement de votre projet sous forme d’une courbe.
Basecamp part du principe que chaque travail comporte deux phases. Il y a d’abord une phase ascendante où vous déterminez votre approche. Vous avez une idée de base de la tâche, mais vous n’avez pas encore trouvé à quoi ressemblera la solution ou comment résoudre toutes les inconnues.
Finalement, vous atteignez un point où il n’y a plus de problèmes non résolus. C’est comme se tenir au sommet de la colline. Vous pouvez voir clairement tout le long de l’autre côté. Ensuite, la phase de descente est juste une question d’exécution.
Il existe une version gratuite mais limitée de Basecamp : 3 projets, 20 utilisateurs et 1GB de stockage. Elle peut être adaptée aux besoins des étudiants et des freelances.
En ce qui concerne les entreprises, la version payante permet de gérer un nombre illimité de projets avec un nombre illimité d’utilisateurs. Elle est accessible pour 99 $ par mois.
Trello
Trello est un outil de gestion de projet en ligne, lancé en septembre 2011 et inspiré par la méthode Kanban de Toyota. Il s’agit d’un outil très complet et intuitif car il est basé sur du visuel.
Le principe est le suivant : sur Trello vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, un retroplanning, etc.
Cela est idéal pour visualiser facilement l’avancée d’un projet. Trello est également un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. Par ailleurs, il est parfait pour vous fixer des objectifs, grâce notamment à la fonctionnalité check-list sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.
Il est possible de connecter aisément les applications que votre équipe utilise déjà à votre flux de travail Trello, ou ajouter un Power-Up pour ajuster un besoin spécifique. Des centaines de Power-Ups sont disponibles pour répondre aux besoins propres de votre équipe.
Un avantage très intéressant de Trello est qu’il vous propose d’automatiser sans code certaines des tâches de votre projet. Avec Butler, la fonction d’automatisation intégrée à Trello, vous pouvez réduire le nombre de tâches fastidieuses sur le tableau de votre projet.
La version de base est gratuite, tandis qu’une formule payante permet d’obtenir des services supplémentaires. À partir de 5 $ par utilisateur et par mois vous accédez à des tableaux illimités.
Les outils pour travailler des documents
Slite
Lancée en 2016, Slite est une plateforme permettant aux équipes de regrouper et d’organiser leurs connaissances. Il s’agit d’un outil de rédaction pour les équipes modernes qui propose un éditeur léger, une interface basée sur les canaux et des fonctionnalités collaboratives. Avec Slite, toutes les informations de votre équipe sont organisées et facilement consultables.
L’éditeur est rapide et flexible, que vous soyez en train de prendre des notes, d’esquisser une idée ou de documenter un processus avec un bloc de code.
Cet outil propose :
- Des listes de tâches.
- Des galeries de photos.
- La possibilité d’y ajouter vos autres applications.
- Des modèles.
- Le stockage de documents.
En version gratuite, vous pouvez utiliser jusqu’à 50 documents.
Les versions payantes vous permettent de travailler sur un nombre illimité de documents.
La version Standard coûte 6,67 $ par utilisateur et par mois. Avec la version Premium, vous accédez à des fonctionnalités avancées sur vos documents. Elle est proposée à 12,50 $ par utilisateur et par mois.
Airtable
L’application californienne est une feuille de calcul sans code qui interagit avec une base de données.
Elle propose plus de fonctionnalités qu’un tableur de type Google Sheets.
Proposée en mode SaaS*, elle peut permettre d’aller jusqu’à la gestion complexe de projets (Tableuax Kanban, diagrammes de Gantt, etc.).
Airtable se positionne comme une alternative à Excel. Son gros avantage par rapport à Excel est qu’elle est personnalisable. Vous pouvez créer votre propre application en no code*. Par exemple, certaines entreprises l’utilisent pour la gestion de leur personnel ou d’autres pour gérer leurs approvisionnements.
Pour les individus (freelance, entrepreneurs individuels, autoentrepreneurs, étudiants, etc.) ou pour les équipes qui démarrent, Airtable est accessible en version gratuite. Vous pouvez accéder aux fonctions de base de la plateforme. Vous aurez la possibilité d’enrichir les cellules des tableaux en y rattachant des fichiers, en y intégrant des formules, des images, des cases à cocher, des listes déroulantes, etc.
Les différentes vues d’Airtable sont également disponibles (grille, calendrier, formulaire, tableau kanban, galerie…)
Vous pouvez insérer jusqu’à 1 200 enregistrements par base de données et disposez de 2 Go de pièces jointes par base de données.
À côté de la version gratuite, Airtable propose 3 formules payantes.
Pour 10 $ par utilisateur et par mois, Airtable Plus étend la capacité de stockage par base de données à 5 Go, et le nombre d’enregistrements jusqu’à 5 000. En plus des fonctionnalités disponibles dans l’offre gratuite, elle permet la synchronisation automatique des tableaux à partir de la base.
Airtable Pro est disponible pour 20 $ par utilisateur et par mois. Elle permet un nombre illimité d’applications. Vous pouvez aller jusqu’à 50 000 enregistrements par base de données.
La version Airtable Enterprise offre davantage de possibilités et de capacités. Elle est destinée aux entreprises avec des besoins évolués en termes de support et de sécurité. Les services proposés et la tarification se font sur mesure.
Framasoft
Le réseau français Framasoft comporte une multitude de projets qui sont autant de plateformes web ayant le plus souvent un préfixe « Frama » et un nom de domaine en .org. Ces projets peuvent être regroupés dans trois grandes catégories : les logiciels libres, la culture libre et les services libres en ligne.
Nous nous attacherons ici aux services en ligne de ce réseau qui permettent de créer et modifier des documents de type texte ou de type tableau.
Framapad, éditeur de texte collaboratif
Framapad est un service en ligne de traitement de texte (une sorte de Word très simplifié), et de collaboratif (proche de Google Drive), mais reposant sur l’application libre EtherPad.
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Créez un pad.
- Commencez à rédiger votre texte.
- Et invitez vos collaborateurs.
- Chaque participant se distingue par une couleur.
- Et peut tchatter avec le groupe.
- Si nécessaire, restaurez une ancienne version depuis l’historique.
- Et une fois votre travail terminé, exportez-le.
Pads privés
Vous avez la possibilité de créer un compte protégé par mot de passe et disposant d’un espace dédié à la gestion de vos pads et de leurs droits d’accès.
Framapad est gratuit et sans publicité. Framasoft récolte le moins de données possible et vous disposez de vos données en toute autonomie.
Framacalc, tableur collaboratif en ligne
Framacalc est un service en ligne de tableurs collaboratifs, à la manière d’Excel ou Google Drive. Il repose sur l’application libre EtherCalc.
Vos données sont automatiquement sauvegardées sur Internet, et les personnes avec lesquelles vous aurez partagé le document peuvent collaborer en même temps (il suffit de leur communiquer l’adresse).Vous pouvez visualiser tous les changements en temps réel !
Fonctionnalités principales :
- Édition collaborative en temps réel.
- Sauvegarde permanente et automatique.
- Historique.
- Annotations des cellules.
- Nombreuses fonctions disponibles (statistiques, financières, mathématiques, texte, etc.).
- Graphiques de base (histogramme, lignes, points).
- Export HTML ou CSV.
Limites :
- Les calcs sont supprimés au bout de 335 jours d’inactivité (aucun accès, aucune modification).
- Ils ne peuvent contenir au maximum que 100 000 lignes.
- Il n’est pas possible de créer des calcs multi-feuilles ni d’importer des fichiers OpenDocument ou Microsoft Office.
Framacalc est gratuit et sans publicité. Framasoft récolte le moins de données possible et vous disposez de vos données en toute autonomie.
Les outils de créativité
Klaxoon, animez vos workshops à distance
Klaxoon est une société française spécialisée dans l’édition de logiciels applicatifs destinés à faciliter l’organisation des réunions et des workshops.
Elle propose une suite d’outils en ligne et collaboratifs pour dynamiser les réunions en équipe, disponible via l’application ou une page web.
À travers ses outils, Klaxoon cherche à faciliter l’expression de chacun (de manière anonyme ou non) afin d’accélérer les échanges en réunion ou en atelier.
Klaxoon est adapté aux différentes fonctions de l’entreprise : commercial, gestion de projet, ressources humaines, informatique, etc.
La plateforme permet à chacun de s’exprimer et de réagir en temps réel via un tableau blanc digital en utilisant son ordinateur, son smartphone ou sa tablette. Reliée à Internet, Klaxoon offre également la possibilité d’inviter des collaborateurs en déplacement ou des interlocuteurs externes à participer à la réunion.
Klaxoon dispose de centaines de modèles pour vous aider à commencer l’animation de vos ateliers.
La Workshop Platform a été lancée par Klaxoon début novembre 2021. Son objectif est de répondre à l’émergence du télétravail en offrant un environnement intégré et adapté au travail hybride*.
Fonctionnalités de Workshop Platform
- Session : animez un workshop séquencé et participatif.
- Board : facilitez un workshop visuel pour passer de l’idée à l’action.
- Network : créez un groupe privé pour prolonger les workshops.
- Quiz, sondage : déliez l’intelligence collective.
- Question : recueillez l’avis du groupe en une minute.
- Mémo : diffusez les informations et collectez les feedbacks.
Formation avec Klaxoon
Cette application a fait évoluer les réunions d’entreprise. Mais Klaxoon est également un très bon outil pour suivre une formation en distanciel. Après avoir créé sa propre session, le formateur peut ainsi inviter les stagiaires à accéder au contenu de sa formation sur leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette. Chacun se retrouve ainsi sur le board du formateur avec la possibilité de participer en direct.
La version gratuite vous permet d’utiliser les applications Board et Qestion. Elle autorise jusqu’à cinq boards ouverts simultanément avec un maximum de quinze participants par board.
Workshop Lite est tarifé 9,90 € par utilisateur et par mois. À la différence de la version Free, il permet un nombre de boards illimité avec jusqu’à 100 utilisateurs simultanés par tableau. Il donne aussi accès aux modèles premium de Klaxoon.
Workshop Suite est tarifé 12,90 € par utilisateur et par mois. L’intégralité des applications collaboratives de Klaxoon est alors accessible. Vous pouvez également utiliser le studio d’édition.
Avec la version Entreprise, vous accédez à une solution sur mesure.
Kahoot !, faites apprendre de manière ludique
Kahoot ! a été conçue pour l›apprentissage social, les apprenants étant regroupés autour d›un écran commun par exemple un projecteur ou un écran d›ordinateur. Le site peut également être utilisé via des outils de partage d›écran tels que Skype ou Google Hangouts.
Le gameplay* est simple. Tous les joueurs se connectent à l’aide d’un code de jeu généré et affiché sur l’écran commun et utilisent un appareil pour répondre aux questions créées par un formateur, un dirigeant d’entreprise ou une autre personne. Ces questions peuvent être modifiées pour attribuer des points. Les points apparaissent ensuite dans le classement après chaque question. Ce système de gamification favorise l’émulation.
Kahoot ! peut être lue sur différents navigateurs web et appareils mobiles via son interface web.
Kahoot ! offre 4 types de questionnaires : Quiz, Discussion, Survey (sondage), Jumble (méli-mélo).
Il existe deux façons de jouer :
- Joueur contre joueur.
- Équipe contre équipe.
Comment créer un kahoot et des questions ?
Kahoot ! est un outil gratuit. Alors, utilisez-le pour créer des QCM interactifs. Avant de créer un quiz, vous devez créer un compte kahoot.
Voici comment faire un Kahoot :
- Allez sur https://kahoot.com, cliquez sur « Connexion » et entrez votre compte Kahoot.
- Cliquez sur le bouton « Créer » dans le coin supérieur droit de l’écran ou cliquez sur l’un des types d’activité Kahoot pour commencer la création.
- Pour créer un quiz à choix multiples, cliquez sur « Quiz ».
- Dans Kahoot ! Paramètres du quiz :
• Entrez le nom du quiz, une description de l’objet du quiz, le statut de confidentialité, la préférence de langue et le public.
• Vous pouvez télécharger votre propre image de couverture ou sélectionner des images de Kahoot bibliothèque d’images.
• Si vous voulez que les participants voient une vidéo d’introduction en attendant le kahoot, ajoutez un lien vidéo YouTube dans la zone « Vidéo d’introduction ».
• Cliquez sur « OK », puis sur Ajouter une question lorsque l’écran « Question » apparaît.
- Dans Kahoot ! Configuration de la question :
• Saisissez les questions et les choix de réponses, les questions étant limitées à 95 caractères. Vous pouvez également télécharger des questions via une feuille de calcul à l’aide du modèle de feuille de calcul Quiz.
• Indiquez le bon choix de réponse. Vous pouvez attribuer 1 à toutes les bonnes réponses.
• Ajustez les limites de temps et activez ou désactivez les points.
• Ajoutez une image ou une vidéo aux questions en guise d’invite.
• Les questions peuvent être réorganisées en les faisant glisser vers l’emplacement souhaité.
- Une fois que vous avez terminé d’ajouter toutes les questions, cliquez sur « Enregistrer ».
- Cliquez sur « I’m Done ». Maintenant, vous pouvez éditer ou partager le kahoot.
Comment changer de langue sur Kahoot ?
Kahoot est une application en ligne en anglais qui permet de créer des quiz dans la langue de votre choix.
Commencez par activer le Kahoot ! Ensuite, développez la liste des options de profil et sélectionnez « Paramètres ».
Ensuite, ouvrez la liste des langues disponible et sélectionnez-en une.
Cas pratique : Améliorer Google Drive pour en faire un outil collaboratif
Google Drive est l’un des services de stockage en ligne que nous avons évoqué dans le chapitre 1 de cet ouvrage.
Il est riche en fonctionnalités et facile d’utilisation. Sa prise en main est rapide. C’est pour ces raisons que beaucoup d’entreprises, de freelances et d’étudiants l’utilisent.
Cependant, beaucoup d’utilisateurs s’arrêtent aux fonctions de base, alors qu’il est possible d’en faire un véritable outil de travail.
En ajoutant des fonctionnalités à votre utilisation de Google Drive, vous en ferez un atout dans votre quotidien professionnel.
Utilisez les raccourcis clavier
Si votre routine quotidienne est construite autour de Google Drive, apprendre les raccourcis clavier est intéressant.
Pour les faire apparaître, rendez-vous dans « Paramètres », puis cliquez sur « Raccourcis clavier ».
Utilisez la saisie vocale
Vous pouvez dicter un texte avec Google Drive.
Vous n’avez pas besoin d’utiliser un logiciel spécifique, il suffit d’ouvrir un nouveau document texte dans Google Drive avec un navigateur Chrome, de sélectionner « Outils », puis « Saisie vocale ».
N’oubliez pas de vérifier que votre micro fonctionne.
Afin d’optimiser votre texte, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur un mot souligné pour recevoir d’autres suggestions. Cela peut être utile pour trouver des synonymes ou corriger un mot. Cliquez alors sur « Explorer ».
Recherchez dans les images
Il n’est pas aisé de retrouver une image dès lors que le nom de son fichier n’est pas explicite : par exemple « Scan5 ».
Le machine learning* présent dans Google Drive permet aux utilisateurs de rechercher des images en fonction de leur contenu.
Par exemple, une recherche sur « robot » vous permettra de trouver les images appropriées. Il reconnaît également le texte présent sur les images. Si vous avez scanné un document, vous pouvez le trouver en cherchant l’un des mots présents dans ce document.
Cela vous évite de perdre du temps à renommer des fichiers images. Cette fonction marche aussi pour les fichiers pdf.
Renforcez la sécurité de votre compte
La vérification en deux étapes augmente considérablement la sécurité de votre compte.
À chaque fois que vous vous connectez à votre compte à partir d’un nouvel appareil, vous devez entrer un code reçu sur votre mobile (enregistré au préalable), ainsi que le mot de passe. Ce système est proche de celui des paiements en ligne. Cela rend l’accès à votre Google Drive beaucoup plus compliqué pour une personne externe.
Pour mettre en place cette double sécurité, allez sur le tableau de bord de votre compte Google, puis cliquez sur l’onglet « Sécurité ». Dans l’encart « Se connecter à Google », activez « Validation en deux étapes ».
Ajoutez des modules complémentaires
Google Drive seul est un service très utile, mais vous pouvez l’améliorer en installant certaines extensions. Elles vous aideront à adapter Google Drive à vos besoins pour en faire un outil encore plus puissant.
Lorsque vous avez un document ouvert, rendez-vous sur l’onglet « Modules complémentaires ».
Vous pourrez ajouter de nombreuses fonctionnalités à votre Google Drive : traducteur, outils de dessin, création de graphiques ou tableaux, correcteur, calculatrice, bibliothèques de template, outil de veille, etc.
Avec ces astuces et de la pratique vous ferez une meilleure utilisation de Google Drive. Votre travail sera davantage sécurisé et vous gagnerez en productivité.
Cas pratique : Mieux structurer le brainstorming grâce à Trello
Avec Trello, vous pouvez effectuer un brainstorming quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Il est possible de le réaliser en format hybride.
Un brainstorming productif permet d’identifier des idées innovantes et de prendre des décisions. Il est possible d’utiliser Trello comme un tableau blanc virtuel. Que vous travailliez dans un même bureau ou à distance, vous pouvez transformer des idées disruptives en projets exploitables.
Stimulez les idées innovantes
Il vous suffit de créer un tableau et d’ajouter des cartes au fur et à mesure que les idées arrivent. Les idées peuvent être contextualisées avec des descriptions et des pièces jointes.
Capturez, organisez, priorisez
Grâce aux commentaires et aux mentions, le brainstorming peut être asynchrone. Tout le monde peut s’exprimer. Effectuez un vote sur une carte pour faire apparaître les meilleures idées en premier. Créez une liste pour cataloguer les autres idées afin de les examiner plus en détail.
Concrétisez vos idées
Pour entretenir la dynamique après votre session de brainstorming : attribuez les étapes suivantes, ajoutez des propriétaires et des dates limites pour explorer les idées formulées. Il n’y a pas de mauvaises idées, et toutes doivent être étudiées.
